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O Departamento Pessoal (DP) de uma empresa tem a responsabilidade de mensalmente fechar a folha de pagamento do quadro de trabalhadores. Esse encargo está descrito na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Na folha constam tudo que deve ser adicionado e subtraído.

De modo geral, os empregadores realizam o pagamento dos colaboradores no último dia do mês. Sendo assim, a folha de pagamento precisa ser fechada alguns dias antes para que haja tempo hábil para calcular os adicionais e extras.

Os adicionais em folha de pagamento são divididos em duas categorias: os proventos e os descontos. O primeiro grupo engloba os valores concedidos ao trabalhador, enquanto o segundo diz respeito aos valores descontados.

Quais são os proventos que incidem na folha?

• Salário

O salário é a contraprestação paga ao colaborador em troca do trabalho prestado naquele período de tempo. O valor pode ser pago de forma mensal, quinzenal, semanal ou diariamente. Contudo, é necessário que seja sempre respeitando o salário mínimo vigente e estipulado por lei.

O salário variável, por sua vez, está relacionado ao desempenho apresentado pelo colaborador ou pela equipe naquele período.

• Salário-família

O salário-família é um benefício concedido às famílias de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos. O trabalhador empregado em regime CLT deve solicitá-lo à empresa, enquanto o trabalhador avulso deve fazer o pedido junto ao sindicato ou órgão de classe ao qual está vinculado.

• Adicionais

Os adicionais são valores acrescidos ao salário dos colaboradores visando a compensação por algum fator atenuante em sua jornada de trabalho. Esses fatores compreendem o adicional noturno, de periculosidade e insalubridade.

• Adicional noturno

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) classifica como adicional noturno o período trabalhado entre 22 horas e 5 horas da manhã seguinte. Para jornadas nesse intervalo de tempo, o percentual é de 20% sobre a remuneração básica do empregado noturno.

• Adicional de insalubridade

Esse acréscimo está relacionado a atividades ou condições que exponham o colaborador a agentes nocivos à sua saúde. Para o pagamento da insalubridade, são considerados três graus: mínimo, médio e máximo. Os trabalhadores assegurados pelo adicional de insalubridade têm direito ao acréscimo de 10%, 20% e 40%, respectivamente.

• Adicional de periculosidade

Esse acréscimo corresponde a operações ou atividades perigosas, nas quais haja contato recorrente ou permanente com agentes químicos, explosivos e inflamáveis. Nesse caso, o trabalhador deve receber um acréscimo de 30% sobre o seu salário efetivo correspondente ao adicional de periculosidade.

Essas atividades são apresentadas na regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho. Contudo, se o trabalhador atuar em uma função insalubre e perigosa, deverá optar pelo adicional que for mais interessante.

• Horas extras

O cálculo das horas extras deve ser feito com base na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o colaborador está inserido. Isso significa que uma mesma empresa pode ser obrigada a remunerar as horas extras de dois trabalhadores de forma diferente.

As CCTs também costumam diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias de semana, sábados, domingos e feriados, a fim de compensar o trabalhador pelo tempo dedicado à empresa.

As horas extras realizadas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o trabalhador ganha em dobro. As de sábado costumam ser pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas durante a semana podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.

• Hora extra noturna

A hora extra noturna se difere da diurna pelo horário em que é realizada e pelo valor do acréscimo. Se o colaborador realizar horas extras dentro do horário das 22 horas às 5 horas da manhã, a hora extra é noturna; fora desse horário é diurna. Se for hora extra diurna o adicional é de 50%. No caso de hora extra noturna, o adicional é de 20% mais 50% de hora extra.

• Férias

O cálculo de férias é feito com base no salário do trabalhador acrescido de um terço deste valor, chamado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo da folha de pagamento mensal.

O trabalhador pode optar por “vender” 10 dias de férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário.

Quais os descontos que incidem na folha?

• Adiantamento

Em alguns segmentos de negócio a prática de adiantar parte do salário é muito comum. São permitidos adiantamentos de até 50% do salário. Grande parte das empresas optantes pelo pagamento mensal escolhem o dia 15 ou 20 do mês para adiantar parte do salário a seus empregados.

• Vale-refeição

Ele está entre os benefícios concedidos pelas empresas e se destina à alimentação do trabalhador em seu horário de almoço, jantar ou intervalo. Para todos os efeitos legais, o vale-refeição faz parte da remuneração do trabalhador desde que seja previsto em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, ou seja, mencionado no contrato de trabalho.

• Vale-transporte

As empresas são obrigadas a conceder transporte para todos os trabalhadores, independentemente da distância entre sua residência e o local de trabalho. O vale-transporte concedido pela empresa deve, obrigatoriamente, ser descontado na folha de pagamento.

A alíquota comumente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que esse percentual. Nesse caso, o valor integral do benefício é descontado em folha de pagamento.

• Faltas e atrasos

A empresa pode descontar faltas e atrasos de seus colaboradores no cálculo da folha de pagamento. Essa é uma ação que visa remunerá-los de forma adequada e também educá-los quanto à necessidade de cumprir com o que prevê o contrato de trabalho.

O desconto por atrasos é feito com base no salário-hora do trabalhador e proporcional à quantidade de minutos de ausência. Já as faltas injustificadas possuem um cálculo mais complexo, pois deve-se considerar a perda do descanso semanal remunerado (DSR).

• Imposto de Renda Retido na Fonte

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um imposto obrigatório sobre o rendimento do colaborador, determinado pelo Governo Federal. A alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela da Receita Federal anualmente. Dessa forma, nem todo trabalhador contará com esse desconto, já que depende do valor do seu salário.

• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

O FGTS não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador. Por mais que não seja descontado ou creditado ao funcionário, o valor do FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento. As empresas devem efetuar o depósito até o dia 7 de cada mês.

• INSS

O INSS é obrigatório e feito mensalmente do salário do colaborador e depositado na Previdência Social. Quando ele se aposentar ou precisar ser afastado por alguma doença, receberá de volta o montante recolhido.

A contribuição previdenciária é descontada mensalmente sobre todos os vencimentos do funcionário. Quanto ao percentual, esse vai de acordo com os ganhos do funcionário, horas extras efetuadas, 13º salário e adicionais.

• Contribuição sindical

A contribuição sindical mensal só será cobrada do colaborador que se filiar ao sindicato de sua categoria. O valor é estipulado pela Convenção Coletiva de Trabalho e descontado mensalmente.

A contribuição sindical anual é realizada sempre no contracheque do mês de março para pagamento em guia de arrecadação até o último dia de abril. Quanto ao valor, é de um dia de trabalho do empregado, o mesmo que é descontado no holerite dele.

Contudo, essa contribuição também passou a ser facultativa, cabendo ao trabalhador manifestar sua vontade e autorizar o desconto na folha de pagamento.​