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Em 2008, a funcionária pública Vicentina Laselva, 53 anos, vendeu um imóvel e guardou os documentos em uma pasta para tê-los facilmente à mão no momento de fazer a declaração do Imposto de Renda. Ao reunir a papelada, a 15 dias do final do prazo de entrega, foi procurar a documentação, mas não encontrou os papéis (que só apareceram, conta, cerca de um ano depois).

Desesperada, começou a correria para tirar a segunda via da documentação perdida. Desde então ela passou a juntar não só os recibos originais de cada despesa, mas mantém, ainda, outra pasta com cópias dos documentos. “Quando chega o momento de declarar, tenho os comprovantes, que desde então organizo ao longo do ano, para preencher a declaração”, conta.

William Toda, consultor de Imposto de Renda da IOB, empresa de orientações contábeis e fiscais, afirma que a reunião da documentação para o preenchimento da Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), como contratos, notas fiscais e recibos, deve ser feita ao longo do ano. “Os comprovantes de despesas médicas e odontológicas dedutíveis devem ser solicitados a cada operação. Não deixe para pedir só quando for fazer a declaração”, alerta.
Toda lembra que alguns contribuintes saem em busca dos comprovantes apenas no fim do ano ou no período próximo à entrega das declarações. “De última hora sempre há algum contratempo que pode atrapalhar a obtenção dos comprovantes”, diz o consultor. Ele observa, ainda, a importância de guardar notas fiscais de compra de materiais para reforma de imóvel, bem como do pagamento da mão de obra. “Alterações aumentam o valor do bem e é preciso comprovar os gastos”, afirma Toda.

Jorge Lobão, consultor do Cenofisco, lembra que para ter validade os recibos de despesas devem informar CNPJ ou CPF de quem recebeu a quantia, os mesmos dados e o nome de quem pagou, o tipo da despesa, o valor do pagamento e a data da operação. “Na falta de um desses dados a declaração certamente ficará retida pela Receita Federal”, avisa Lobão. Ele observa que a ausência dessas informações é um erro “bastante comum” entre os contribuintes.

Juliana Ono, diretora de Conteúdo da Consultoria Fiscosoft, lembra que tão importante quanto a organização dos documentos do IR com antecedência, de preferência em uma pasta organizada ao longo do ano, é o planejamento tributário a fim de diminuir a mordida do Leão. “A pessoa deve pensar seus investimentos e gastos levando em conta como poderá aproveitá-los para, quem sabe, pagar menos imposto”, recomenda.

Ele cita como exemplo um eventual dinheiro extra que a pessoa queira aplicar. “Se fizer um plano de previdência na modalidade PGBL (Plano Geral de Benefício Livre), poderá abater as contribuições na declaração anual”, diz. Ela se refere à permissão legal do abatimento do total de contribuições para previdência privada do tipo PGBL até o limite de 12% do imposto devido. O benefício vale para quem declara no modelo completo, que permite deduções.

A diretora da Fiscosoft observa que doações a instituições de caridade somente são dedutíveis se realizadas por meio dos fundos municipais, estaduais ou federal, que encaminham a quantia à destinatária indicada pelo contribuinte. “Muita gente doa diretamente, o que não permite abatimento na declaração”, diz.

Contabilidade diária
A consultora Edna Zanon, 72 anos, afirma que é responsável pela própria “contabilidade diária”. Edna garante que mantém duas pastas, uma com a documentação geral de suas atividades e outra dedicada exclusivamente aos documentos que serão usados na elaboração da declaração anual de IR. “No início do ano basta pegar a pasta e preencher a declaração. Não preciso correr atrás de documentos de última hora”, afirma a consultora.