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Ser mais eficiente e conseguir ter espaço na agenda para todos os compromissos diários é um problema moderno, especialmente para o empreendedor, que carrega a responsabilidade de manter o seu negócio funcionando.

E, ao contrário do que muitos podem pensar, um dia produtivo não significa ter de criar diversas listas de tarefas e fazer as coisas o mais rápido possível, mas, sim, dar espaço para tudo o que aumenta a produtividade, inclusive passar um tempo desconectado do trabalho.

Para isso, não é necessário criar regras rígidas, como horários para cada tarefa, diz Christian Barbosa, especialista em produtividade da Neotriad e autor de best sellers sobre o tema. “Cada um tem o seu ritmo. Pouca flexibilidade pode ter o efeito contrário e tornar o executivo improdutivo ao gerar estresse”.

O especialista relata abaixo o passo a passo para fazer cada dia valer a pena:

1 — Durma o suficiente

Se é necessário acordar às 6 ou às 8 horas, é o seu relógio biológico que vai decidir. “Há quem viva bem e consiga ser produtivo dormindo apenas quatro horas por dia”, diz Barbosa.

O importante é dormir o suficiente e com regularidade para conseguir encarar as tarefas do dia a dia. Sono acumulado pode afetar severamente a produtividade diária.

2 — Faça exercícios regularmente

Fazer exercícios três vezes por semana é suficiente para manter uma boa saúde e gerar energia para encarar as tarefas do dia a dia. Novamente, se você deve se exercitar logo ao acordar, na hora do almoço ou à noite, só você mesmo pode dizer. “O importante é se sentir bem e não fazer com que a atividade seja um martírio”, diz Barbosa.

Além de praticar um esporte ou se exercitar em uma academia, fazer caminhadas de 10 a 20 minutos diariamente também ajuda a manter a energia para concluir tarefas e, consequentemente, aumentam a produtividade.

3 — Tenha tempo para você fora do trabalho

Não há como dissociar o estresse da vida de um pequeno empresário, explica Barbosa. E isso não é ruim. “ O estresse dá adrenalina, incentiva a concluir atividades. O que não podemos fazer é deixar ele ultrapassar um limite no qual prejudica o sistema imunológico e, consequentemente, interfere na produtividade”.

Uma das maneiras de evitar esse quadro é buscar atividades para relaxar ao menos três vezes por semana. “Você pode jantar com o parceiro ou assistir a uma série na TV por meia hora: o mais importante é se desconectar totalmente do trabalho por um tempo”.

4 — Faça a tarefa urgente e, depois, a mais importante

A ideia de que as tarefas mais importantes do dia devem ser feitas logo no primeiro horário da manhã porque o período é mais produtivo é um mito, diz Barbosa. “Verifiquei, por meio de softwares, que, na verdade, há um o pico de produtividade por volta das 10 horas da manhã”.

Portanto, Barbosa recomenda ao empreendedor começar o dia com tarefas mais burocráticas. Posteriormente, o foco devem ser as tarefas urgentes e somente depois as mais importantes. “Se deixar o urgente para depois o risco dessa tarefa aumentar e virar algo catastrófico para o pequeno negócio é muito grande”.

Para ter mais produtividade, é importante reduzir as tarefas circunstanciais, que roubam tempo (e dinheiro) da empresa, a no máximo 10% do tempo, diz o especialista.

5 —Planeje tarefas constantemente

O planejamento talvez seja a única tarefa regular que deve ter um horário fixo. “Isso ajuda a criar esse hábito”, diz Barbosa.

O ideal é que o planejamento seja feito a cada três dias ou uma semana. “Fazer um planejamento diário não gera resultados. Um planejamento de tarefas em um bloco de tempo maior permite ter mais flexibilidade e tempo para ajustar o cronograma conforme tarefas urgentes forem surgindo”, diz o especialista.

6 — Deixe um espaço livre durante o dia

É muito comum que surjam problemas no negócio que atrapalham toda a agenda do empreendedor e aumentam o volume de pendências a serem resolvidas.

Em vez de gastar tempo remarcando todas as atividades, por que não deixar um espaço livre do dia para resolver eventuais pepinos? É o que Barbosa recomenda. “É muito difícil dizer quanto deve ser esse espaço de tempo. Vai depender do ritmo e da agenda de cada um. Mas é essencial deixar esse espaço vazio na agenda diariamente”.

Caso não surjam pendências a serem resolvidas, ou elas não tomem todo o tempo destinado a solucioná-las, o pequeno empresário pode usar esse tempo para aprender algo novo ou aprimorar habilidades.

7 — Faça com que o almoço seja um evento social

É essencial para manter a produtividade se alimentar bem, absorvendo nutrientes que geram energia para enfrentar a rotina diária. Por isso, é altamente desaconselhável almoçar correndo em uma rede de fast food, por exemplo, para executar as tarefas do dia a dia: isso pode tornar o empreendedor ineficiente.

Para aproveitar melhor esse tempo, a recomendação é utilizar o almoço para cultivar relacionamentos, seja com funcionários ou parceiros fora da empresa.

8 — Trabalhe à noite, mas com restrições

Trabalhar à noite depois de um tempo desconectado da empresa, em casa e sem interrupções comuns no ambiente corporativo, também pode ser produtivo. É nesse tempo que o empreendedor pode finalizar uma tarefa do dia ou aproveitar o tempo para concluir um trabalho que exija mais criatividade e reflexão.

O importante aqui é não fazer com que esse momento interfira na vida pessoal. “Esse recurso deve ser usado eventualmente e de forma breve”, diz Barbosa.