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O acúmulo de documentos nas empresas, com pastas empoeiradas, e folhas que se desintegraram dos fichários ainda é uma realidade no universo corporativo. Por conta disso, tornam-se cada vez mais necessários os serviços que incorporam a gestão documental, transformando alugueis e m² de ambientes desorganizados em gigabytes, prontos para serem acessados virtualmente.

Mas ainda existem barreiras que as empresas enfrentam na hora de adotar esse tipo de organização, a principal delas é a falta de conhecimento sobre como ganhar produtividade, segurança e reduzir custos. Confira porque vale a pena investir nesta solução:

1. Ganhos de produtividade
Com informações digitalizadas as pessoas ficam mais focadas nas atividades produtivas, evitando o desperdício de tempo com a localização e organização dos documentos e informações. Além disso, os processos são desenhados de acordo com as necessidades de cada cliente, minimizando o impacto causado com as mudanças.

2. Processos otimizados
As áreas de RH, jurídica, fiscal, financeira e outros setores que trabalham com informações contidas nos documentos da empresa são imediatamente beneficiadas, porque seus documentos são considerados “vivos”, com alto volume de consultas ou atualizações, como por exemplo: prontuários Médicos, prontuários de RH, etc.

3. Redução de custos
As empresas de grande, médio e pequeno porte podem se beneficiar desse tipo de armazenamento de diversas formas. Dentre elas, podemos destacar a redução de custos com o número de pessoas envolvidas na gestão documental e com o espaço de armazenagem. Dedicar espaços físicos para a guarda de documentos aumenta os custos com aluguel e prejudica diretamente o Ebtida (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) – importante indicador financeiro, que representa o quanto uma empresa gera de recursos por meio de suas atividades operacionais, sem contar impostos e outros efeitos financeiros.

4. Mitigação de riscos
Mitigar riscos, termo cada vez mais usado no mundo corporativo, significa ter cuidado em relação a algo que pode ser prejudicial. A gestão automatizada centraliza o processo documental, envolvendo maior controle e segurança, além de ser mais assertiva. Dessa forma, é possível evitar acessos indevidos, perda de informações valiosas e os danos em arquivos que podem resultar em possíveis penalizações por parte dos órgãos reguladores.

5. Informações mais seguras
A gestão eletrônica resguarda informações importantes, inclusive de serem extraviadas. A organização documental realizada manualmente pode comprometer os dados com o histórico da empresa. Muitas vezes essas informações são usadas para comprovar a idoneidade de um ato ou avaliar a performance de um período, ajudando na tomada de decisões.

*Inon Neves é vice-presidente da Access, empresa do segmento de gestão de documentos e informações, presente nos Estados Unidos, Brasil, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago.