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Quantas vezes as pessoas anotam algo importante e esquecem o local onde deixaram? E a aquele contrato assinado pelo cliente, onde foi arquivado? Já parou para pensar quanto tempo se gasta por dia para procurar informações, objetos ou documentos no ambiente de trabalho e o quanto de estresse este comportamento recorrente tem gerado na vida de grande parte dos executivos?

As tarefas do dia-a-dia exigem dos profissionais um perfil cada vez mais eficiente e, consequentemente, organizado. Entretanto, manter o lugar em que trabalhamos em ordem e em perfeita harmonia pode parecer simples, mas, na prática, dificilmente é o que acontece.

Segundo o Diretor de Serviços da Mega Sistemas Corporativos, José Carlos Silva Junior, um executivo gasta, em média, entre 2 e 3 horas por semana apenas localizando informações. “Sem ao menos perceber, este tempo desperdiçado reflete no desempenho das atividades e nos resultados que se pretende obter. Procuramos orientar a nossa equipe a gerenciar o tempo com cautela e atenção, para que este período possa ser revertido em tarefas criativas e realmente relevantes”, acredita.

O executivo recomenda agora alguns métodos de gerenciamento capazes de contribuir com a produtividade das atividades realizadas no dia a dia do trabalho:

• Classifique os e-mails de forma adequada para maximizar a produtividade. Uma boa forma de administrá-los é guardando-os em pastas específicas, conforme a sua urgência, importância ou utilidade. Procure verificar aqueles que tratam de temas prioritários, respondendo-os na hora em que forem recebidos ou agendá-los para o retorno em um momento mais favorável. Lembre-se que as mensagens guardadas em lugares específicos facilitam uma busca rápida e um atendimento muito mais ágil às demandas propostas;

• Algumas pessoas adoram as mesas cheias de papéis, pois acreditam que assim terão tudo em mãos de bate pronto ou que este acúmulo evidencia um volume maior de trabalho junto aos colegas e à chefia. No entanto, quem “teoricamente” parece ter tudo em mãos, muitas vezes acaba demorando ainda mais tempo para encontrar as coisas. Para otimizar o tempo e o trabalho tenha apenas o essencial disposto em sua mesa: celular, agenda, computador, telefone, caneta e uma garrafa d’água;

• Tente manter tudo no computador e poupe trabalho. Ao invés de escrever ou anotar informações importantes no primeiro papel que encontrar, passe a redigir tudo em um arquivo ou agenda no seu computador;

• Caso deseje manter uma agenda convencional, prefira os modelos de mesa, que permitem visualizar todos os compromissos do dia de forma imediata. E procure usar canetas coloridas para grifar pendências. Para quem não está habituado, o início é sempre um pouco complicado, mas rapidamente você perceberá que isso aumentará sua eficiência e o atendimento mais eficaz de prazos;

• Hoje em dia, manter-se organizado é uma qualidade essencial aos olhos dos gestores modernos. Se você mexe com muitos papéis, procure ter prateleiras ou pastas para organizá-los. Este procedimento evita uma área desorganizada e demonstra maior zelo e responsabilidade com os documentos de trabalho;

• Reserve um dia da semana para organizar o seu ambiente de trabalho. Dê preferência para as primeiras horas do dia de uma sexta-feira, por exemplo. Você poderá ‘’perder’’ alguns minutos, mas, com certeza, irá recuperá-los em poucos dias;

• Faça tudo com paixão e otimismo e não se deixe contaminar pelo pessimismo de outras pessoas. Tenha segurança de que se fizer tudo com afinco e dedicação vencerá todos os obstáculos do dia-a-dia.