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Até o final de 2010, a nota fiscal eletrônica (NFe) será obrigatória para todas as empresas contribuintes do ICMS que desenvolvem atividade industrial, se dedicam ao comércio atacadista ou à distribuição, praticam saída de mercadorias com destino a outro estado do País (operações interestaduais) ou fornecem produtos à administração pública.

A obrigatoriedade independe do porte e do faturamento da empresa.

A informatização dos processos de envio de dados ao Fisco é uma tendência irreversível. Mesmo as empresas que ainda não são obrigadas a adotá-la, cedo ou tarde serão obrigadas a fazê-lo.

Acontece que a adequação à nova realidade exige uma série de adaptações por parte das organizações.

Para efetuar essas adequações, a melhor saída é recorrer a fornecedores especializados, que sejam capazes de proporcionar soluções de fácil implementação e devidamente alinhadas às atualizações de inteligência fiscal eletrônica.

Acima de tudo, é fundamental que esses fornecedores sejam bem conceituados, uma vez que erros podem resultar em multas e problemas futuros.

O processo de implantação de NFe é composto basicamente de cinco fases. No primeiro, ocorre a definição da solução NFe. Empresas que emitem um volume pequeno de notas fiscais podem utilizar um software emissor gratuito, que está disponível nas secretarias de fazenda estaduais.

Basta digitar diretamente no site os dados das notas fiscais. O processo é simples e rápido.

Já as médias e grandes empresas podem utilizar soluções disponíveis no mercado, preparadas para integração com o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) e para emissão de grandes volumes de NFe.

A implantação da NFe requer o mapeamento das operações fiscais. Nesse estágio, a área fiscal da empresa deve listar, em planilhas, todas as operações fiscais e suas respectivas tributações, para que sejam validadas na fase de homologação.

Também exige o saneamento de cadastro, que garante estabilidade no processo de emissão eletrônica, e a aquisição do certificado digital, em que todos os arquivos referentes ao processo de NFe devem ser assinados digitalmente para o processamento na Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Para que tudo dê certo, o emissor de NFe deve possuir um certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil. O fornecedor de certificado digital deve ser consultado sobre a compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e com o sistema operacional do equipamento.

O último estágio consiste no credenciamento para emissão em ambiente de homologação da SEFAZ no estado de origem.

Vale lembrar que, antes de se iniciar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica, a empresa deverá solicitar à respectiva SEFAZ o credenciamento para emissão de NFe em ambiente de teste. Todos as pessoas jurídicas (CNPJs) emissoras de NFe devem ser credenciados na SEFAZ de origem.

A despeito das chateações inerentes a qualquer tipo de mudança, a NFe proporciona benefícios para todos os envolvidos.

No caso da empresa emissora, as vantagens se referem principalmente à redução de custos. Os gastos com aquisição de papel, impressão, armazenagem e recuperação de documentos fiscais deixam de existir. E mais: a NFe torna desnecessária a autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF), reduz o tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira e ajuda a padronizar o processo de emissão de nota fiscal em todos os estados.

Para a empresa receptora, a Nota Fiscal eletrônica dispensa a digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, reduz os erros de escrituração (derivados justamente dos erros de digitação de notas fiscais), diminui o tempo gasto com armazenagem e recuperação de notas fiscais recebidas e possibilita planejar melhor a logística de recepção de materiais (a NFe é enviada pelo fornecedor no momento da emissão).

Além disso, com a NFe, os responsáveis pela escrituração fiscal e contábil das empresas correm menos risco de cometer erros, e passam a fazer seu trabalho com mais agilidade, por meio do gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

A informatização progressiva no campo tributário é boa para toda a sociedade. Sua existência contribui para a redução da sonegação de impostos (e consequente aumento da arrecadação), constitui incentivo ao comércio eletrônico e ao aprimoramento do relacionamento eletrônico entre empresas e abre um novo horizonte de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à NFe.